Передаем документы на ответственное хранение

Главная » Заметки кладовщика » Передаем документы на ответственное хранение

Делопроизводство на каждом предприятии, независимо от его размеров и рода деятельности, играет важную роль, а с учетом того, что срок хранения некоторых документов исчисляется не одним годом – задача их сохранности стоит весьма остро. Все эти документы, согласно законодательству, необходимо хранить в течение определенного периода (например, согласно архивному законодательству, сроки хранения бухгалтерских документов составляют не менее 5 лет). Поддержание собственного архива в порядке, а документов в сохранности, требует значительных затрат времени, и сил. При этом не стоит забывать о том, что вся информация, которая содержится в финансовых и юридических документах любой компании, представляет собой важную коммерческую тайну, которая нуждается в защите от доступа посторонних лиц.

Организацией хранения важных документов компании может заняться одно из подразделений, организовав необходимое помещение и обеспечив надежное хранение документов, их удобный и быстрый поиск. Кроме того, необходимо закупить оборудование для вентилирования помещения, противопожарную сигнализацию и нанять квалифицированных архивных работников.

Возможен и другой путь, когда компания однозначно определила, что ей нужно ответственное хранение документов. Тогда необходимо обращается за этой услугой к специализированным организациям, которые способны обеспечить сохранность архива вне офиса. Фирма, которая в таком случае, принимает документы на ответственное хранение, при необходимости предоставляет услуги курьера, который занимается доставкой документов, и размещает бумаги в современных архивных хранилищах.

Компании, передав свои документы на ответственное хранение, сохраняют возможность доступа к ним в любое время суток. Например, при срочной необходимости в конкретном документе, хранящие архив компании за считанные минуты сделают электронную копию или скан нужной бумаги и отправят его в офис по электронной почте.

Среди различных услуг, востребованных в Москве на складах ответственного хранения, хранение архивов востребовано банками, страховыми компаниями, коммерческими структурами и другими организациями, которые ценят надежность и высокий уровень сервиса.

Передавая документы на ответственное хранение, такие компании получают немало преимуществ:

Экономия! Компании больше не должны тратить средства на закупку архивных систем хранения и безопасности, оплату труда архивных работников, а также смогут освободить офисную площадь, которую раньше занимал склад для документов, для расширения полезной площади и улучшения условий труда работников.

Эффективность! Технологии профессионального хранения архива позволяют найти необходимые документы за считанные минуты. Специально оборудованные помещения для хранения документов позволяют иметь удобный доступ к материалам и обеспечивать максимальный уровень защиты от воздействия влаги и света.

Безопасность! Организация склада ответственного хранения документов предусматривает их круглосуточную охрану, в том числе с помощью систем охранной сигнализации и видео наблюдения. При этом доступ к документам получают только заранее определенные работники компании-клиента, а само хранение архива возможно в опломбированных коробах.

Условия хранения! В современных архивных хранилищах поддерживается требуемый для лучшей сохранности документов температурно-влажностный режим, установленный ГОСТом "Консервация документов. Общие требования", который некоторыми компаниями дополняется своими нормативами, призванными улучшить условия. Документы, находящиеся в хорошо вентилируемом помещении не будут иметь специфический запах, который часто присутствует в таких случаях.

Как и ответственное хранение груза, хранение архива вне офиса, кроме собственно хранения документов, предполагает оказание сопутствующих услуг, связанных со сканированием документов и вводом данных, анализом документооборота компании и предоставлением рекомендаций по его оптимизации, каталогизацией и архивной обработкой бумаг и прочими сопутствующими услугами.

При организации работы современных архивных компаний соблюдаются требования законодательства, касающиеся организации хранения документов. К таким нормативным актам относятся Федеральный закон "Об обязательном экземпляре документов" № 77-ФЗ от 23 декабря 2003 года, утвержденные Федеральной архивной службой РФ перечни типовых управленческих документов и документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения, а также уже упомянутый ГОСТ 7.50-90 "Консервация документов. Общие требования".

Так, например, документы должны храниться в темноте или при рассеянном освещении, на расстоянии не менее 50 см от светильников и ламп, при температуре 18 (±2) °С и относительной влажности 55 (±5) %, при определенной периодичности проветривания закрытых шкафов, стеллажей и сейфов, а также регулярном микологическом и энтомологическом надзоре.

Строго определенная технология размещения и хранения документов, оснащение помещения архива необходимым оборудованием требует профессионального подхода.

Передавая документы на ответственное хранение в Московской области, следует выбирать компанию, имеющую опыт работы в этой сфере и способную предоставить для хранения архива помещения с климатическими установками, системами пожаротушения и круглосуточной охраной.

В соответствии с договором предусматривается не просто хранение документов, а их поддержание в состоянии, пригодном для пользования архивом (стабилизация), и реставрация. Эти работы должны проводиться с соблюдением ряда требований квалифицированными работниками.

Как и при расчете цены на складские услуги, при хранении архива документов вне офиса учитывается количество мест хранения и его длительность, а также оказанные архивной компанией сопутствующие виды обслуживания. Однако, несмотря на сложность мероприятий, связанных с ответственным хранением, цены на эти услуги оправдывают все преимущества, которые получают компании – клиенты архивного хранилища.

Стоит отметить и тот факт, что документы на ответственное хранение передают не только компании или предприятия. Такой услугой активно пользуются и частные лица, которые хотят обезопасить процесс хранения различных документов. Это могут быть различные договора купли-продажи, свидетельства о регистрации, личные бумаги или рукописи. Если доверить хранение важных документов солидной компании, которая предоставляет соответствующие услуги, то вероятность того, что они будут повреждены или к ним кто-то получит несанкционированный доступ – весьма незначительная. Конечно, депозитная ячейка в банке имеет более высокий уровень защиты, но стоимость у неё на порядок выше.

Конечный выбор способа хранения важных документов зависит от каждой конкретной ситуации, поэтому нужно здраво оценить задачи, которые предстоит решить и найти оптимальный способ их решения. А для этого просто необходимо знать обо всех предложениях, которые существуют на рынке услуг. Не зря говорят, что "Осведомлен – значит вооружен!".