Услуги по хранению документов. Выбор надежной компании

Главная » Заметки кладовщика » Услуги по хранению документов. Выбор надежной компании

Документы на бумажных носителях, несмотря на всеобщую компьютеризацию и активное использование информации в цифровом виде, до сих пор имеют огромное значение в работе любой организации. На таких документах, как правило, размещается бухгалтерская и банковская информация, различные схемы и графики, коммерческие договора, документы с мокрыми печатями, заверенные подписями представителей сторон, а также многое другое, что может представлять огромную ценность, как для самой организации, так и для ее прямых конкурентов. Защита такой информации в этой связи имеет огромное значение и должна быть организована самым серьезным образом.

Необходимость в наличии и хранении документов на бумажных носителях связана с рядом серьезных проблем. Такие документы, скапливаясь с течением времени, могут занимать приличное количество места в офисном пространстве, вызывать необходимость в выполнении их сортировки, систематизации и обработки, осуществляемых силами квалифицированных специалистов. Для хранения документации отводятся отдельные площади под архивы, которые должны иметь соответствующие микроклиматические условия. Нарушение условий микроклимата хранения непременно приведет к порче бумаги и потере документами их свойств.

Но самым неприятным является то, что такие документы, если вопросам их хранения и охраны не придается особого значения, могут легко стать достоянием злоумышленников и конкурирующих организаций. Даже если документы, хранящиеся в офисе организации, не исчезли по вине конкурентов, их могут изъять в ходе плановой проверки, вернуть их после которой бывает очень сложно. Не совершенность современного законодательства приводит к возможности неправомерных действий, в отношении конкурентов, и с этими реалиями необходимо считаться.

Большинство современных компаний решает проблему хранения бумажных документов при помощи формирования собственных архивных отделов, оборудования специальных помещений для их хранения, усиления службы охраны, приобретения дорогостоящего сейфового оборудования, а также за счет ряда других мероприятий. Все это, конечно, достаточно эффективные меры, но все они связаны с дополнительными финансовыми расходами и, к сожалению, могут быть действенными не во всех случаях.

Существует еще один способ решения данной проблемы, возможность воспользоваться которым у современных предприятий, появилась относительно недавно. Таким способом является обращение в специализированные компании, оказывающие услуги по хранению документов в специально оборудованных архивных помещениях.

Наверняка, многим знакома услуга «ответственное хранение товаров и грузов», а также известно то, насколько удобной она является для предприятий, осуществляющих свою деятельность в различных отраслях бизнеса. Что-то подобное в очень большом приближении, представляют собой и услуги по хранению документов. Сдавая документы на ответственное хранение, любая организация получает возможность воспользоваться целым комплексом услуг, оказываемых квалифицированными специалистами. В перечень таких услуг входит и доставка документов до архива, выполняемая силами штатных курьеров, и их сортировка, и упаковка в специальные обезличенные коробки, и составление их подробной описи, а также многое другое. При помощи услуги "ответственное хранение", компании могут навести порядок в своих документах, тщательно систематизировать их, удалить все лишнее, а наиболее важным бумагам, уделить особое внимание и обеспечить надлежащее надежное хранение. Еще одним огромным преимуществом услуг хранения документов является то, что с ее помощью можно серьезно разгрузить офисные помещения от нагромождения шкафов и сейфов, в которых хранятся документы, скапливающиеся в архиве любой организации годами.

Конечно, у многих возникают вопросы относительно того, насколько надежными являются такое  хранение документов и, насколько приемлемы тарифы на складские услугиподобного характера. Давайте начнем рассмотрение этого вопроса с экономической целесообразности подобных услуг. Цены на ответственное хранение документов, назначаемые специализированными компаниями, в полной мере соответствуют их уровню качества и предоставляемого сервиса. Если ориентировочно посчитать все планируемые затраты, связанные с необходимостью организации архивной службы своими силами: стоимость аренды помещений,  оборудования для их оснащения, заработную плату квалифицированных сотрудников архивной службы и другие расходы, то стоимость ответственного хранения документов, не покажется вам такой уж и высокой.

Принимая решение, относительно целесообразности таких услуг для вашей организации, важно учитывать тот факт, что в их стоимость уже включена не только стоимость аренды части архивного помещения. Кроме того, она в себя включает стоимость круглосуточной охраны, оплата за труд архивных работников, которые будут заниматься сортировкой и систематизацией сданных на хранение документов, стоимость современного оборудования, которое создает оптимальные климатические условия в архивных помещениях, а также множество других не менее важных дополнительных расходов.

Что касается надежности, которой отличаются профессиональные услуги по хранению документов. Серьезные компании, предоставляющие услуги подобного рода, обеспечивают не только полную конфиденциальность информации, содержащейся в хранимых документах, но их полную сохранность при любых обстоятельствах. Передавая свои документы на хранение подобной организации, можно быть полностью уверенным в том, что они не станут объектом захвата конкурентами или рейдерской компанией, что их выемку не произведут проверяющие органы, что они не затеряются среди кипы других бумаг, содержащихся многими хозяйствующими субъектами в, очень относительном порядке. Что немаловажно, многие складские фирмы позволяют получить оставленные на хранение документы из архива или их электронные копии в любое время суток. Достаточно лишь сделать один телефонный звонок.

Необходимо отметить и то, что договора на предоставление услуги по хранению документов, при необходимости, могут заключаться как на небольшие сроки, исчисляемые несколькими годами, так и на достаточно продолжительное время (20, 30, 50 или, даже 75 лет). Дополнительным подтверждением высокой надежности компаний, работающих на рынке архивных услуг, является и тот факт, что их услугами активно пользуются известные организации, осуществляющие свою деятельность в нефтяном, газовом и горнодобывающем секторе экономики.